外贸行业里，有些客户一开始只发来一句“能做吗”，后面才慢慢聊到产品规格、采购数量和价格。中间可能隔着几天甚至更久，还可能换人继续沟通。
等同事问起这笔业务的进展，回答“客户还在考虑”其实不够：考虑的是产品，还是价格？报价发出去了没有？有没有谈到签合同？
这些问题不用等到成交时才整理。

商机、报价、合同对应着三个不同的阶段：先确认有没有合作机会，再把具体价格谈清楚，最后记录双方确认下来的内容。
沿着这三个页面看，比只记一个“正在跟进”更容易知道下一步要做什么。

一、还在谈需求，先看商机

客户刚来询价时，往往还不能马上给出正式报价。比如客户只说想采购某类产品，数量和规格还没定，交期也只是大概问问。
这时候可以先建立商机，关联客户，写清商机名称、负责人、预计成交日期等信息。已经谈到的产品，也可以放在商机的产品明细里。
商机金额是现阶段的预估，不等于最后成交的金额。填它的目的，是让接手的人对这笔业务有个基本判断。更有用的还是跟进记录：客户这次问了什么，哪些条件没有确认，下次准备什么时候联系。
隔了一周再打开商机，至少能接上上次聊到的地方，不用重新翻一遍聊天记录。

如果同时跟着好几个客户，商机列表可以先帮忙找到负责人和对应业务；打开详情，再看具体资料、产品明细和跟进内容。
有人问“这单现在怎么样”，这时能回答得更具体一些：产品还在确认、客户等样品反馈，或者需求已经明确，准备报价。

二、价格谈具体了，再看报价

需求逐渐清楚后，客户通常会问一个更实际的问题：“按这个数量，价格是多少？”这时候业务就从“有没有机会”走到了“谈什么条件”。
在报价页面，可以记录报价名称、日期、金额、状态，以及产品的规格、数量、单价等明细。
创建报价时也可以关联已有商机，减少前面谈过的产品信息重新录入。

一份报价不只是写个总价。
假如客户后来要改数量，或者问另一种规格，业务员需要先知道上次是按什么条件报的。
把产品明细放在报价里，回头查看时才有依据。
报价发出后，客户是觉得价格高、还在内部讨论，还是准备进一步谈合同，也可以接着写在跟进记录中。

因此，想知道“价报了没有”，就去看报价；想知道“报的是什么”，重点看产品明细和金额；想知道“客户收到后怎么说”，再看后续跟进。
报价记录能说明业务谈到了哪一步，但报价发出并不代表客户已经确认，后面的反馈仍然要有人持续记录。

三、条件确认后，合同里看落地情况

客户确认了价格和合作内容，业务才进入合同阶段。
合同页面记录的是更明确的约定，例如合同名称、状态、金额和商品明细。
如果合同关联了已有报价，前面确认过的产品信息也能继续用于填写合同，业务员仍需要核对最终内容是否和双方谈妥的一致。

到了这一步，进度也不能只看“合同建好了没有”。
合同金额是多少，后续应收款怎么安排，已经回了多少款，都关系到这笔业务的实际进展。
合同详情中可以分别查看商品明细、应收款和回款；页面上方也能看到合同金额、优惠后金额和已回款金额。
要了解钱款进度，就不必只靠口头问同事。

比如合同已经确认，但第一笔款还没到，这与“已经完成”是两回事。
打开应收款记录，可以核对计划日期；有回款后，再到回款记录中查看实际情况。
这样再回答老板或同事的问题，就能说清楚：合同走到哪一步、接下来要关注哪笔款，而不只是说一句“这单签了”。

一笔业务的进度，不一定要在一张表里挤成几个字。
还在了解需求时看商机，价格已经谈出来时看报价，双方确认合作后看合同。
记录跟着实际沟通往前走，下次有人问起这位客户，也更容易从上次停下的地方继续谈。